The website www.kbvl.gr (hereinafter the “Website”) belongs to Koimtzoglou-Bakalis-Venieris-Leventis & Associates Law Partnership (hereinafter “KBVL Law Firm” or “We”) and aims at providing information on Our services to the visitors of the Website. In this context, KBVL Law Firm with its registered office at 3a Fragkoklissias & Granikou str., 15125, Maroussi, Athens, Greece is according to the applicable legislation the Data Controller of your personal data, as collected through the Website.  

We aim to ensure the protection of your personal data and for this reason, We are providing you with the following information regarding the type of personal data We collect about you, the means and purposes for which We collect them, the third parties with whom We share these data, as well as the rights you have, in compliance with Greek Law 4624/2019 and the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679, also known as the GDPR. 

Depending on which Website features you use, We collect from you and further process the following personal data: 

a) When you contact Us 

• Identification information, such as: name, any company or other affiliation you may have 

• Contact details such as: postal address, e-mail address, mobile and/or landline phone number 

• Details on your question, query or request 

b) When you apply for a job with Us 

• Identification information, such as: name, age, nationality 

• Contact details, such as: postal address, e-mail address, mobile and/or landline phone number 

• Information regarding your education, professional experience and any certifications or other professional qualifications you have 

• Information about your general interests 

• Other information about you, as it may arise from any letters of recommendation and/or letter of interest 

• Evaluation of your suitability for working with Us in relation to the subject-matter and the job post to which your application corresponds 

• Information regarding any reasons for rejecting your application 

c) When you submit a Request for Proposal (RfP) form 

• Identification information, such as: name, any company or other affiliation you may have 

• Contact details such as: postal address, e-mail address, mobile and/or landline phone number 

d) When you sign up for Our newsletter 

• E-mail address 

• E-mail preferences, such as legal fields of interest 

We also collect and further process information, which is necessary for the proper functioning of the Website, including your IP address, as well as information on your device and browsing, as collected through internet trackers such as cookies. For more information regarding the use of such technologies, please read Our Cookies Policy.   

Depending on which Website features you use, We will process your personal data for the following purposes: 

a) When you contact us 

Our Website provides you with the information necessary, in order for you to be able to contact Us through an email, post mail or phone call. If you contact Us for any matter, We will process the information you provide Us with, in order to respond to you and handle any message, request, information or query that you have communicated to Us. It is in Our legitimate interests to handle such a communication and properly respond to you.  

b) When you apply for a job with us 

Our Website enables you to apply for a job position, by filling in an online application form and submitting your CV. We will process such data, in order to pre-contractually assess your qualifications and process your application. You will find detailed information about this processing operation, by accessing the Candidates’ Privacy Notice. 

c) When you submit an RfP form 

Our Website enables you to fill in and submit a Request for Proposal (RfP) form. In this case, We collect and further process the personal data of contact persons included in such a form. The processing of your data is based on Our legitimate interests to be able to contact prospective clients’ representatives, in order to respond to a Request for Proposal and ultimately to enter into a contract with the company/organization you represent.    

d) When you sign up for our newsletter 

If you sign up for Our newsletter, We will collect and further process your email address and your email preferences, as these have been indicated by you, in order to send you Our newsletters and legal updates. We will processed such data based on your consent, as provided via the relevant subscription form. You may withdraw your consent for receiving such communications by Us, by using the “Unsubscribe” link that you will find in each of Our newsletters or by directly contacting Us. In case you withdraw your consent, this will not affect the lawfulness of the processing carried out previously.  

Apart from Our authorized personnel, your data may be disclosed to other member firms of the Deloitte Network, especially in case of a Request for Proposal where other Deloitte Network legal entities may be involved. Moreover, your data may be disclosed to Our website operator, online forms providers, corporate communications management companies and relevant suppliers who provide Us with services related to the purposes described above and which are bound to comply with all necessary technical and organizational measures for the protection of your personal data.  

In addition, your data may be processed by partnering cloud storage companies in the EU. 

Please read Our Cookies Policy for any third parties having access to your information collected through internet trackers such as cookies. 

We have implemented all appropriate organizational and technical measures, pursuant to the applicable legal framework and standards, in order to safeguard that processing of data is legitimate, appropriate and secured against any non-authorized or illegal access, deletion, amendment or any other use of the data. 

Your personal data is retained for as long as this is required for the fulfillment of each processing purpose. For example, your job application will be retained for a period of six (6) months and your newsletter subscription data until you withdraw any consent given. Upon expiration of these terms, your personal data will be deleted, unless otherwise required under the applicable legal and regulatory framework or for the establishment, exercise or defense of legal claims. 

In any case, We would like to inform you that, in accordance with the applicable legislation, you have and can exercise the following rights: 

• the right to access your personal data, as well as to receive information about their processing, 

• the right to correction of any inaccurate or completion of any incomplete personal data, 

• the right to erasure ("right to be forgotten"), 

• the right to restrict the processing of your personal data,  

• the right to data portability, including having your data directly transferred to another controller or receiving them in a structured, commonly used and machine-readable format (e.g. USB), 

• the right to object to the processing of your personal data,  

• the right to withdraw any consent you have given, at any time and free of charge. 

You may exercise any of the above rights by submitting a request to Us. You can expect a response to such a request within one (1) month following reception thereof and in any case, within two (2) additional months, if this is required due to the complexity of your request or the total number of requests received. 

You may address any questions or requests regarding the protection of your personal data handled by KBVL Law Firm, as well as withdraw any consent, using the following e-mail address: info@kbvl.gr.   

In case you deem that we have not duly satisfied your request and the protection of your personal data is somehow affected, you may lodge a complaint through the dedicated online portal of the Hellenic Data Protection Authority (Athens, 1-3 Kifissias Avenue, 11523 Athens, Greece | +30 210 6475600). You may find detailed guidelines on how to lodge a complaint on the DPA’s website.  

Policy on the protection of persons who report breaches of union law pursuant to Law Nr. 4990/2022 (Government Gazette A’ 210)

Recitals

The company under the legal name “KOIMTZOGLOU BAKALIS VENIERIS LEVENTIS AND ASSOCIATES LAW PARTNERSHIP” (hereinafter referred to as the “Company”), upon the present policy complies with the provisions of Law Nr. 4990/2022 and especially with articles 9, 10 & 25 thereof, declaring the reassurance of a complete framework of protection of persons that report breaches of Union law within the Company, the organization of an efficient procedure of submission, receipt and monitoring of reports, as well as the protection of persons that proceed to reports and disclosures of breaches of Union law, pursuant to Directive (EU) 2019/1937, as incorporated in Greek legislation with Law Nr. 4990/2022 and as further specified in Ministerial Decision 47312/2023 (Government Gazette B’ 6944) (Government Gazette A’ 210).

Chapter A: Objective – Definitions – Scope – Conditions for the Protection

Article 1 – Objective

The purpose of this policy is to establish and ensure the smooth operation of an internal reporting system for breaches of Union law within the Company, the organization of a procedure for the submission, receipt, monitoring and examination of internal reports and the adoption of measures to protect persons reporting breaches of Union law within the Company.

Article 2 – Definitions

In the framework of this policy:

2.1. “Report” means the oral or written (including via electronic platform) communication on information by a person designated under article 3.2 of the present, on breaches of Union law within the Company;

2.2. “Internal Report/Reporting” means the oral or written (including via electronic platform) communication on information by a person designated under article 3.2 of the present, on breaches of Union law within the Company to the Report Receiving and Monitoring Officer (R.R.M.O.), as designated under article 6 of the present;

2.3. “Public Disclosure” means the direct making of information on breaches within the Company available in the public domain;

2.4. “External Report/Reporting” means the oral or written (including via electronic platform) communication on information by a person designated under article 3.2 of the present, on breaches of Union law within the Company to the National Transparency Authority;

2.5. “Reporting Person” means the natural person that proceeds to an Internal or External Reporting by communicating information on breaches of Union law within the Company, which acquired in the context of his/her work-related activities, as provided in detail under article 3.2. of the present;

2.6. “Person concerned” means the natural or legal person who is referred to in the Internal or External Report as the person to whom the breach of the Union law is attributed or with whom that person is associated;

2.7. “Breaches of the Union law” means acts or omissions that are unlawful pursuant to the union law or that defeat the objective or the purpose of the union law, and fall under the scope (ratione materiae) of the present policy, as specifically provided under the article 3.1. of the present;

2.8. “Information on breaches of the Union law” means information, including reasonable suspicions, about breaches, which occurred or are very likely to occur within the Company in which the reporting person works or has worked or is about to work or is in negotiations to work, or about breaches in other organizations with which the reporting person was in contact through his/her work, as well as on attempts to conceal such breaches;

2.9. “Reasonable suspicions” means the justified belief of a person, with similar knowledge, training and experience to the Reporting Person, that the information available to him/her on breaches of the Union law within the Company is true and falls under the scope of this policy, as specifically provided under article 3.1. of the present;

2.10. “Retaliation” means any direct or indirect act or omission which occurs within the Company, causes or may cause unjustified detriment to the Reporting Person or places him/her in a disadvantaged position and is related to the Internal Reporting or External Reporting or Public Disclosure on a breach of Union law. Examples of such unlawful retaliation are described in detail in the adopted by the Company internal Policy to prevent and address violence and harassment, discrimination and retaliation in compliance with Law Nr. 4808/2021 (Government Gazette A ́ 101) and supplementary to Laws Nr. 3896/2010 (Government Gazette A ́ 207) and Nr. 4443/2016 (Government Gazette A ́ 232), already in force and remaining in force in parallel with this policy;

2.11. “Advisory Bodies” means the Company's internal or external consultants to whom the Report Receiving and Monitoring Officer may address for assistance and consultation during the examination of Internal Reporting, depending on the reported breach of the Union law and pursuant to the terms of this policy.

Article 3 – Scope

3.1. Material Scope

This Policy applies to the protection of persons that report or disclose breaches of union law within the Company that concern exclusively the following areas: (a) public procurement; (b) financial services, products and markets, and prevention of money laundering and terrorist financing; (c) protection of privacy and personal data, and security of network and information systems; (d) product safety and compliance; (e) transport safety; (f) protection of environment; (g) radiation protection and nuclear safety; (h) food and feed safety, animal health and welfare; (i) public health; (j) consumer protection; (k) breaches affecting the financial interests of the European Union, (l) breaches relating to the internal market, including breaches of Union competition and State aid rules, as well as breaches relating to the internal market in relation to acts which breach the rules of corporate tax or to arrangements the purpose of which is to obtain a tax advantage that defeats the object or purpose of the applicable corporate tax law, and (m) violations of restrictive measures of the European Union, as established under Article 29 of the Treaty on European Union or Article 215 of the Treaty on the Functioning of the European Union.

3.2. Personal Scope

This Policy applies to (a) employees with an employment relationship agreement, of indefinite or definite period of time, working full-time or part-time or with the status of rotating employment; (b) self-employed individuals and/or service providers, working either full-time or part-time, on a permanent or seasonal basis; (c) seconded by another organization; (d) seconded staff; (e) employed with a salaried mandate; (f) apprentices and paid or unpaid interns and volunteers; (g) shareholders; (h) persons participating in the board of directors; (i) persons working under the supervision of contractors, subcontractors and suppliers; (j) persons who disclose breaches of Union law and have obtained the relevant information in the context of an employment relationship that has ended for any reason, including retirement, or persons whose employment or employment has not yet commenced, in the event that the information relating to breaches of Union law have been acquired during the recruitment process or during the stage of negotiations before the conclusion of the contract.

Article 4: Conditions for protection of the Reporting Person(s)

4.1. The Reporting Persons fall under the protection described under article 11 of this Policy provided that, at the time of the submission of the Reporting, either Internal or External, or at the time of the Public Disclosure, had reasonable suspicions to believe that the information on the reported breaches of the Union law within the Company was true, within the meaning of art. 2.9. of this policy.

4.2. Reporting Persons that initially submitted a Reporting, either Internal or External, or publicly disclosed anonymously and were subsequently identified fall under the same protection under the same terms.

Chapter B’: Company’s General Obligations to prevent and address breaches of Union law.

Article 5 – Company’s actions to inform and raise awareness of the staff regarding breaches of Union law

The Company hereby declares its zero tolerance towards breaches of Union law by identifying specific categories of actions to inform and raise awareness of its staff. Especially:

       i.          the Company posts at the workplace and makes accessible through its intranet page information on: (a) what may constitute a breach of Union law within the Company, (b) the right and obligation of the persons referred to in article 3.2. hereof to submit a report of an incident of breach of Union law that has come to their attention within the Company,  (c) the Internal Reporting procedure that exists within the Company for breaches of Union law, (d) the contact details of the competent bodies within the Company in charge of receiving and monitoring Internal Reporting, (e) the details of the competent administrative and judicial authorities for the submission and examination of External Reporting, in accordance with the applicable provisions,  (f) the measures for the protection  of persons referred to in article 3.2. from retaliation due to reporting an incident of breach of Union law to the Company.

      ii.          The Company offers to all its employees, regardless of their contractual status, including those employed under an employment agreement, independent services agreement, salaried mandate, to those employed through third-party service providers, as well as to persons undergoing training, including trainees and apprentices and volunteers, during recruitment and/or during their employment with the Company,  mandatory special training aimed, in particular, at instilling in these persons the Company's principles, training these persons on how to react in case they detect an incident of a breach of Union law within the Company, i.e. how to manage such incidents and to which Company’s body to address.

     iii.          The Company encourages all persons referred to in article 3.2. hereof to report incidents of breaches of Union law that have come to their attention, following the communication channels provided for in this Policy, or to proceed to External Reporting; the Company does not obstruct the submission and receipt of Internal or External reporting nor interferes with their investigation and management by the competent bodies.

     iv.          The Company safeguards the protection of the Reporting Person from retaliation due to the lawful exercise of his/her right to report breaches of Union law within the Company.

      v.          The Company has already adopted, in addition to this Policy, Policies for the prevention and addressing of retaliation in the workplace in accordance with the Company's international standards and the requirements of law, which remain in force additionally to this Policy.

     vi.          The Company has established formal procedures and has designated specific persons responsible for guiding and informing the persons referred to in Article 3.2. hereof regarding the Internal Reporting of incidents breaches of Union law within the Company, the receipt and monitoring of Internal Reporting and the provision to the Reporting Person of information on a submitted Internal Reporting.

   vii.          The Company assists and provides access to any public, administrative or judicial authority during the investigation of an incident of breach of Union within its territory, upon request.

8. The Company regularly informs and raises the awareness of its staff regarding their right and obligation to submit a report in case they become aware of an incident of a breach of Union law within the Company.

     ix.          The Company regularly evaluates the effectiveness of the measures to prevent and address incidents of breaches of Union law, as well as measures to prevent and address retaliation against the persons referred to in Article 3.2. of the present and accordingly revises/updates the measures taken and/or adopts new ones.

Article 6: Designation of internal reporting channel: Report Receiving and Monitoring Officer (R.R.M.O.)

6.1.  The Company has designated as its internal reporting channel - Report Receiving and Monitoring Officer (R.R.M.O.), in compliance and fulfillment of its relevant obligation according to art. 9 of Law Nr. 4990/2022, Mr. Alexandros Doschoris (+30 213 088 1635, grkbvlwhistleblowing@deloitte.gr). In the event that the Report concerns the R.R.M.O., it shall be forwarded to the National Transparency Authority.

6.2. The R.R.M.O. is a properly trained person to whom all persons referred to in article 3.2 of this Policy may submit an Internal Report for breaches of Union law in accordance with the below provisions. The R.R.M.O. performs his/her duties with integrity, objectivity, impartiality, transparency and social responsibility, respects and observes the rules of discretion and confidentiality for matters of which he/she has become aware during the performance of his/her duties and abstains from the management of specific cases, declaring an impediment, if there is a conflict of interest, while it is his/her obligation to protect Personal Data (PD), which may come to his/her knowledge in the exercise of his/her role and responsibilities.

6.3. The R.R.M.O. may exercise his/her duties either exclusively or in parallel with his/her other duties in the Company, always in an impartial manner and provided that there is no conflict of interest with his/her other duties as specifically referred to in article 6.2 hereof.

6.4. The R.R.M.O. shall have the following responsibilities:

(a) to receive Internal Reporting of the persons referred to in Article 3.2. hereof on breaches of Union law falling under Article 3.1. of the present;

(b) to take the necessary actions to investigate the grounds of the internal report submitted and file the case, as specifically referred to in Article 8.1. hereof, notifying the relevant decision to the Reporting Person. In case the Reporting Person considers that his/her Report has not been treated effectively, he/she may submit an external report to the National Transparency Authority, in accordance with the specific provisions of Law Nr. 4990/2022 and art. 10 of this policy;

(c) to ensure the protection of the confidentiality of the identity of the Reporting Person and of any third parties named in the Internal Report by preventing access to it by unauthorized persons;

(d) to monitor Internal Reporting and maintain communication with the Reporting Person and, if necessary, request further information from him/her;

(e) to provide the Reporting Person with information on the actions taken, within a reasonable timeframe from the submission of the Internal Report, which shall not exceed three (3) months from the acknowledgement of receipt of the internal report, and if no such acknowledgement has been sent, within three (3) months from the end of seven (7) working days from the submission of the internal report to the R.R.M.O.;

(f) to provide clear and easily accessible information on the procedures under which reports can be submitted to the National Transparency Authority and, where applicable, to public bodies or institutions, bodies, offices, or agencies of the European Union; and

(h) to plan and coordinate training activities on ethics and integrity, to participate in the formulation of internal policies and to enhance integrity and transparency within the Company.

Part C

Procedure for submitting and examining Internal Reporting

Article 7 – Submission and receipt of Internal Reporting

7.1. The Internal Report may be submitted by name or anonymously.

7.2. The Internal Report shall be submitted to the R.R.M.O. by telephone or in writing, at the telephone numbers and e-mail addresses mentioned in art. 6.1. hereof or through an electronic platform. In particular: 

7.2.1. A written Internal Report may be submitted in person or by post to the Company’s registered office, in an envelope marked “For the attention of the R.R.M.O.” or “Report under Law 4990/2022” or bearing any other indication that the report falls within the scope of Law 4990/2022. A written Internal Report may also be submitted by email to the R.R.M.O.’s email address specified in Article 6.1 hereof.

7.2.2. An Internal Report may be submitted verbally through a personal meeting between the Reporting Person and the R.R.M.O., which shall take place within a reasonable period following a relevant request by the Reporting Person to the R.R.M.O. Such request may be submitted in writing, orally, or by email to the R.R.M.O. In the case of verbal submission, the R.R.M.O. shall keep complete and accurate minutes of the meeting in a durable and retrievable form, either by recording the conversation—provided that the Reporting Person has lawfully consented—or in writing. The Reporting Person shall be given the opportunity to verify, correct and agree with the minutes by signing them.

Alternatively, the Internal Report may be submitted verbally via a telephone line, in which case the recording of the conversation is permitted, provided that the Reporting Person has lawfully consented. In this case, the verbal submission shall be documented either by recording the conversation in a durable and retrievable form or by a complete and accurate transcription of the conversation in minutes prepared by the R.R.M.O., giving the Reporting Person the opportunity to verify, correct and agree with the transcript by signing it.

7.2.3. The Internal Report may also be submitted through the electronic platform Talk2Deloitte, which includes full and clear instructions for the submission of Internal Reports. The platform is located in a prominent position on the Company’s official website and is available in both Greek and English.

7.3. The submission of an Internal Report does not require adherence to any strict form or specific content; it is sufficient that it be drafted clearly, truthfully, and in good faith. In any case, the Internal Report should include as much information as possible regarding the reported incident of breach of EU law, such as, in particular: (a) a detailed description of the incident, (b) the names of the persons involved, (c) the date and time of the incident, (d) the place where the incident occurred, (e) the names of any witnesses, if any, and

(f) any supporting documents, if available. In the case of incomplete reports, the R.R.M.O. may request that the Reporting Person provide additional information.

7.4. The submission of the Internal Report, regardless of the method used, shall be acknowledged by the R.R.M.O. through the issuance of a confirmation of receipt within seven (7) working days from the date of submission. The Reporting Person may be informed of receipt by any appropriate means, provided that such notification can be evidenced, always in compliance with confidentiality and personal data protection requirements. The R.R.M.O. is not obliged to acknowledge receipt of an Internal Report where, due to the absence of necessary contact details, such notification is impossible.

7.5. Where the Internal Report is submitted verbally, in accordance with Article 7.2.2 hereof, the signature of the Reporting Person on the minutes prepared by the R.R.M.O. shall constitute acknowledgment of receipt of the Internal Report. If the Reporting Person refuses to sign the minutes, this shall be expressly noted by the person who drafted them.

7.6. The Internal Report, irrespective of the method of submission, shall be recorded in the separate file maintained by the R.R.M.O., in hard copy or digital form, in accordance with Article 9.9 hereof.

7.7. If the Internal Report is received by an unauthorized person, that person shall be obliged to forward it promptly to the R.R.M.O., without any modification of its content or disclosure of information that could lead to the identification of the Reporting Person and/or third parties named in the Internal Report.

Article 8 – Monitoring and Follow-up of Internal Report

8.1. Upon receipt of an Internal Report, the R.R.M.O shall have one of the following options:

(a) Either to forward the Internal Report, in pseudonymized form, for investigation to the competent internal bodies of the Company and/or, as the case may be, to the competent public authorities, in each case updating the special file maintained accordingly. The R.R.M.O shall monitor the Report by communicating with the competent body of the entity that has undertaken the investigation or with the competent public authorities to which the Report has been forwarded.

The examination of the Internal Report shall take place within a reasonable period of time, not exceeding three (3) months from its submission, as defined in Article 6.4(e) hereof.

(b) Or to archive the Internal Report, by decision notified to the Reporting Person, where possible, when:

(ba) the Internal Report is manifestly unfounded, vague, incomprehensible, or abusively repetitive, in particular in the case of resubmission of an Internal Report with the same content without the provision of new evidence, or remains unclear despite the provision of any additional information by the Reporting Person;

(bb) the Internal Report concerns a breach of EU law in a field that does not fall within the scope of this Policy pursuant to Article 3.1 hereof. In such case, if the Internal Report includes information relating to breaches falling within the competence of another body of the Company, the R.R.M.O. shall refer it to the competent body for investigation, and no obligation of follow-up shall arise;

(bc) there are no serious indications of breaches falling within the scope of this Policy pursuant to Article 3.1 hereof.

In the event that new evidence is submitted concerning an Internal Report that has already been archived, the R.R.M.O shall retrieve the archived Internal Report and proceed in accordance with this Article.

8.2. If, based on the submitted evidence, the R.R.M.O identifies indications of the commission of a criminal offence prosecuted ex officio, the R.R.M.O shall promptly forward a copy of the Internal Report to the territorially competent Public Prosecutor and inform the Reporting Person accordingly.

If the breach falls within the scope of this Policy pursuant to Article 3.1 hereof, such forwarding shall take place in accordance with the provisions of Chapter VI of L. 4990/2022 regarding confidentiality and personal data protection, and the obligation to follow up on the Report shall remain in force.

If the breach does not fall within the scope of this Policy, a copy of the Report shall be forwarded without any further obligation of follow-up.

8.3. Where the R.R.M.O. receives an Internal Report containing allegations against himself/herself or against a body competent to investigate reports within the entity, the R.R.M.O. shall limit his/her actions to registering the Report in the relevant file maintained and forwarding it to the National Transparency Authority as the external reporting channel, informing the Reporting Person accordingly.

8.4. For the examination of Internal Reports, and in particular for determining whether the circumstances of Article 8.2 hereof apply, the R.R.M.O. may seek assistance and advice from advisory bodies, namely internal and/or external (legal) advisors of the Company, depending on the reported breach of EU law, while in all cases complying with the principles set out in Article 9 hereof. During the examination of the Internal Report, additional information may be requested from the Reporting Person.

8.5. If the Reporting Person considers that his/her Internal Report has not been handled effectively, he/she may address any competent body or authority and, in particular, may submit an External Report to the National Transparency Authority, as further specified in Article 10 hereof and in Articles 11 et seq. of L. 4990/2022.

Article 9 – Principles during the examination of Internal Reporting, confidentiality of information, personal data, rights of data subjects and special record keeping

9.1. The Company and the R.R.M.O. undertake to receive and not impede receipt and to promptly investigate and manage Internal Reports submitted pursuant to Article 7 hereof (principle of immediacy).

9.2. The Company and the R.R.M.O. undertake to investigate the Internal Reports with impartiality and respect human dignity (principle of impartiality).

9.3. Any processing of personal data in the context of this Policy is carried out in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons regarding the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter the “General Data Protection Regulation”) and Law Nr. 4624/2019. Any personal data processing carried out in the context of this Policy and pursuant to the requirements of Law Nr. 4990/2022, is carried out to fulfill the obligation of internal reporting channels and to take the necessary measures for their monitoring, in accordance with the specific provisions of this Policy, and further, in application of the relevant provisions of Law 4990/2022.

9.4. Personal data processing in the context of this policy and pursuant to the relevant provisions of Law Nr. 4990/2022, applies, in particular, to any information related to breaches in the context of Internal Reporting, including their exchange or transmission. The transmission to the competent supervisory and investigative authorities of the information referred to in the Internal Reports, which can be used as evidence in administrative, civil and criminal investigations and proceedings, is permitted.

9.5. The Company, in the context of this Policy, and for its compliance with the requirements of Law Nr. 4990/2022, acting as a controller (hereinafter referred to as the "Controller"), takes the appropriate technical and organizational measures so that, during the submission and monitoring of Internal Reports, only the necessary and appropriate personal data related exclusively to the handling of such reports are collected. Therefore, personal data, which are obviously not related to the handling of a specific Internal Report, or are excessive, are not collected, or in case that they have been accidentally collected, are deleted without delay.

9.6. Personal data and any kind of information leading, directly or indirectly, to the identification of the Reporting Person, shall not be disclosed to anyone other than the authorized persons responsible for receiving or monitoring the Internal Reports, unless the Reporting Person consents to further disclosure to any other unauthorized person. To this end, the Company takes appropriate technical and organizational measures when monitoring the Internal Reporting and communicating with the other bodies of the Company or with the competent authorities (principle of confidentiality).

In the event that the R.R.M.O. requests, in the performance of his/her duties, the provision of consultation by advisory bodies, he/she provides them only with as much information as it is necessary to determine the validity of the submitted Internal Report. In this case, personal data and any kind of information that lead, directly or indirectly, to the identification of the Reporting Person may not be disclosed by the R.R.M.O. to the above advisory bodies.

9.7.  Exceptionally, the identity of the Reporting Person and any other information may be disclosed only in cases required by EU or national law, in the context of investigations by competent authorities or in judicial proceedings, and if this is necessary to serve the purposes of Law Nr. 4990/2022 or to safeguard the defending rights of the Reporting Person, after notifying the Reporting Person the reasons for the disclosure of his/her identity and other confidential information, unless the provision of such information undermines the investigation or judicial proceedings. After the notification, the Reporting Person shall be entitled to submit written observations before the body making such disclosure of information, which is not disclosed to anyone. Exceptionally, and only if the grounds for the Reporting Person’s observations are not considered sufficient, the disclosure of his/her identity and other confidential information shall not be prevented.

9.8. The Controller by way of derogation from the General Data Protection Regulation (articles 5, par. 1 (a), 12, 13, 14 par. 1 to 4 and 34), does not provide relevant information on the processing of personal data:

a) to the Reporting Person and

b) to any third party (in his or her capacity as data subject) named in the Internal Report or personal data resulting from monitoring measures for as long as necessary for the purposes of preventing and responding to attempts to obstruct reporting, obstruct or frustrate or delay monitoring measures, or attempts to identify the Reporting Person and protect him/her from retaliation.

Further, the Controller may not satisfy the rights provided by the General Data Protection Regulation (articles, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 and 22), when these rights are exercised by the Reported Person or by third parties named in the report or resulting from surveillance measures.

In the event that the Controller refuses to satisfy the above rights vis-à-vis the above data subjects, without notifying them the reason for such restriction, these subjects reserve the right to lodge a complaint before the Personal Data Protection Authority (DPA), in order for the latter to investigate the fulfilment of the conditions for the restriction of rights and inform the data subjects accordingly,  provided that such information does not defeat the fulfillment of the purposes described above.

Accordingly, the Controller, in case of a personal data breach, does not proceed to the communication provided under art. 34 no. 1 of the General Data Protection Regulation to the data subject, if such communication may be detrimental to the investigation of the Report, unless the Personal Data Protection Authority, which the Controller must inform, considers that the conditions for omitting the communication to the above data subjects are not met.

9.9. Internal Reports are stored for a reasonable and necessary period of time, in a special record of the Company, kept exclusively by the R.R.M.O., in order for them to be retrievable and in compliance with the requirements imposed by EU or national law, and in any case until the completion of any investigation or judicial proceedings initiated as a consequence of the Report against the Reported Person,  the Reporting Person or third parties.

Article 10 – External reporting channels

Any person referred to in Article 3.2.  hereof reserves the right to (additionally) submit an external report/complaint for any breach of Union law falling under art. 3.1. hereof before the competent administrative or judicial authorities, and, in particular, before the National Transparency Authority in accordance with art. 11 and 12 of Law Nr. 4990/2022, regardless of a previous submission of an Internal Report to the Company pursuant to articles 7 et seq. of this policy.

Article 11 - Prohibition of retaliation

11.1.  The Company undertakes and ensures the prohibition of taking retaliatory measures or countermeasures against a person referred to in art. 3.2. hereof that submits a Report, either Internal or External, or proceeds to a public disclosure, within the meaning of article 14 of Law Nr. 3896/2010, article 13 of Law Nr. 4808/2021 and art. 17 of Law Nr. 4990/2022, as well as according to the internal Policies adopted by the Company for the prevention and addressing of retaliation.

11.2. The rights, obligations and procedure recorded in the Company's internal Policy for the prevention and addressing of violence and harassment, discrimination and retaliation in compliance with Law 4808/2021 (Government Gazette A ́ 101) and supplementary to Laws 3896/2010 (Government Gazette A ́ 207) and 4443/2016 (Government Gazette A ́ 232) continue to apply in parallel with this Policy. Persons who consider that they suffer retaliation due to the submission of a report, internal or external, or public disclosure of incidents of breaches of Union law within the Company, retain in full the rights provided by labor law and the above Policy of the Company to address phenomena of violence and harassment, discrimination and retaliation.

11.3.  The imposition of any retaliation in violation of the present is subject to the sanctions of labor law, as specifically provided for in art. 20 Law Nr. 4990/2022, or to disciplinary sanctions by the competent body of the Company.

Article 12 - Cooperation and provision of all relevant information to competent authorities

12.1.  The Company and the R.R.M.O. are obliged to cooperate with any competent public, administrative or judicial authority, which either by its own motion or upon request, calls for the provision of data or information and undertakes to provide assistance and access to the data, in accordance with the specific provisions of articles 14 and 15 of Law 4990/2022.

12.2.  For this purpose, the data collected by the Company, in any form, is kept in a relevant special record in accordance with the relevant provisions of Law 4990/2022, the General Data Protection Regulation and Law 4624/2019, as in force. In particular, Reports, minutes, and transcripts of verbal reports shall be stored for a reasonable and necessary period of time, so as to remain retrievable and to comply with the requirements imposed by Law 4990/2022, EU or national law, and in any event until the completion of any investigation or judicial proceedings initiated as a result of the Report.

Article 13 - Final provision                                                                             

13.1. This Policy supplements -and does not repeal-, any other policies of the Company on relevant issues, indicatively and not restrictively (a) Company's Anti-Corruption Policy, (b) Company's Policy for the treatment of violence and harassment, discrimination and retaliation, which are still in force. In case of conflict of this policy with other policies of the company, the more specific one shall prevail.

13.2.  This Policy is evaluated on a regular basis and is supplemented/replaced accordingly.

Πολιτική για την προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου σε συμμόρφωση με τον ν. 4990/2022 (ΦΕΚ Α΄ 210)

Προοίμιο

Η Δικηγορική Εταιρία με την επωνυμία «ΚΟΙΜΤΖΟΓΛΟΥ – ΜΠΑΚΑΛΗΣ – ΒΕΝΙΕΡΗΣ - ΛΕΒΕΝΤΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ ΔΙΚΗΓΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΙΑ», που εδρεύει στο Μαρούσι-Αττική, επί της οδύ Φραγκοκκλησιάς αρ. 3Α και Γρανικού (εφεξής καλούμενη χάριν συντομίας «Εταιρία»), με την παρούσα Πολιτική συμμορφώνεται προς τις επιταγές του ν. 4990/2022 και ιδίως ως προς τα άρθρα 9, 10 και 25 αυτού, διακηρύττοντας τη διασφάλιση ενός ολοκληρωμένου πλαισίου προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία, την οργάνωση μίας αποτελεσματικής διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης αναφορών εντός της Εταιρίας, καθώς και την προστασία των ατόμων που προβαίνουν σε αναφορές και αποκαλύψεις παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου, σύμφωνα με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, όπως αυτή ενσωματώθηκε στην ελληνική έννομη τάξη με τον ν. 4990/2022 (ΦΕΚ Α’ 210) και κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στην ΥΑ 47312/2023 (ΦΕΚ Β’ 6944).

Κεφάλαιο Α: Αντικείμενο – Ορισμοί - Πεδίο εφαρμογής – Προϋποθέσεις Παροχής Προστασίας

Άρθρο 1 – Αντικείμενο

Σκοπός της παρούσας πολιτικής είναι η ίδρυση και διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία, η οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής, παρακολούθησης και εξέτασης εσωτερικών αναφορών και η υιοθέτηση μέτρων προστασίας των ατόμων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου εντός της Εταιρίας.

Άρθρο 2 – Ορισμοί

Στο πλαίσιο της παρούσας πολιτικής:

2.1. ως «Αναφορά» νοείται η προφορική ή γραπτή (και μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας), παροχή πληροφοριών από ορισμένο πρόσωπο του άρθρου 3.2. της παρούσας, σχετικά με παραβιάσεις  ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία,

2.2. ως «Εσωτερική αναφορά» νοείται η προφορική ή γραπτή (και μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας) παροχή πληροφοριών από ορισμένο πρόσωπο του άρθρου 3.2. της παρούσας σχετικά με παραβιάσεις  ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρίας, όπως αυτός ορίζεται στο άρθρο 6  της παρούσας, 

2.3. ως «Δημόσια αποκάλυψη» νοείται η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία,

2.4. ως «Εξωτερική αναφορά» νοείται η προφορική ή γραπτή (και μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας), παροχή πληροφοριών από ορισμένο πρόσωπο του άρθρου 3.2. της παρούσας, σχετικά με παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.),

2.5. ως «Αναφέρων» νοείται το φυσικό πρόσωπο που προβαίνει σε Εσωτερική ή Εξωτερική αναφορά, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του, όπως αναλυτικά ορίζεται στο άρθρο 3.2.  της παρούσας,

2.6. ως «Αναφερόμενος» νοείται το φυσικό ή νομικό πρόσωπο το οποίο κατονομάζεται στην Εσωτερική ή Εξωτερική αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή που σχετίζεται με πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση του ενωσιακού δικαίου,

2.7. ως «Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου» νοούνται πράξεις ή παραλείψεις παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντίθετες προς τον σκοπό του ενωσιακού δικαίου, οι οποίες εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής, σύμφωνα με τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 3.1. της  παρούσας,

2.8. ως «Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου» νοούνται πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανό να διαπραχθούν εντός της Εταιρίας στην οποία ο/η Αναφέρων/ουσα εργάζεται ήδη ή έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε καθεστώς διαπραγμάτευσης, προκειμένου να εργαστεί σε αυτή ή πρόκειται για τις ανωτέρω παραβιάσεις σε άλλους φορείς με τους οποίους ο/η Αναφέρων/ουσα είχε επαφή μέσω της εργασίας του/της στην Εταιρία ή επ’ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων,

2.9. ως «Βάσιμοι λόγοι» νοείται η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον/την Αναφέροντα/ουσα, ότι οι πληροφορίες σχετικά με Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία που διαθέτει είναι αληθείς και εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής, σύμφωνα με τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 3.1.  της παρούσας,

2.10. ως «Αντίποινα» νοείται οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία λαμβάνει χώρα εντός της Εταιρίας και προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον/στην Αναφέροντα/ουσα ή να τον/την θέσει σε μειονεκτική θέση και συνδέεται με την υποβολή Εσωτερικής αναφοράς ή Εξωτερικής αναφοράς ή με Δημόσια αποκάλυψη για παραβίαση του ενωσιακού δικαίου. Παραδείγματα απαγορευμένων αντιποίνων περιγράφονται αναλυτικά στην υιοθετηθείσα εσωτερική Πολιτική της Εταιρίας για την πρόληψη και αντιμετώπιση της βίας και παρενόχλησης, διακρίσεων και αντιποίνων σε συμμόρφωση προς τον ν. 4808/2021 (ΦΕΚ Α΄ 101) και συμπληρωματικά προς τους ν. 3896/2010 (ΦΕΚ Α΄ 207) και 4443/2016 (ΦΕΚ Α΄ 232), που έχει τεθεί ήδη σε ισχύ και εξακολουθεί να ισχύει παράλληλα με την παρούσα Πολιτική.

2.11. ως «Γνωμοδοτικά Όργανα» νοούνται οι εσωτερικοί ή εξωτερικοί σύμβουλοι της Εταιρίας από τους οποίους ο/η Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) δύναται να ζητά την παροχή βοήθειας και συμβουλών κατά την εξέταση Εσωτερικών Αναφορών, ανάλογα με την αναφερόμενη παράβαση του Ενωσιακού δικαίου και σύμφωνα με τους όρους της παρούσας πολιτικής.

Άρθρο 3 – Πεδίο εφαρμογής

3.1. Αντικειμενικό πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται για την προστασία ατόμων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου εντός της Εταιρίας αποκλειστικά και μόνο ως προς τους κάτωθι τομείς: (α) δημοσίων συμβάσεων, (β) χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, (γ) προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών, (δ) ασφάλειας και συμμόρφωσης προϊόντων, (ε) ασφάλειας μεταφορών, (στ) προστασίας του περιβάλλοντος, (ζ) προστασίας από την ακτινοβολία και πυρηνική ασφάλεια, (η) ασφάλειας τροφίμων και ζωοτροφών, υγείας και καλής μεταχείρισης των ζώων, (θ) δημόσιας υγείας, (ι) προστασίας των καταναλωτών, (ια) παραβιάσεων που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, (ιβ) παραβιάσεων που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και περί φορολογίας εταιριών ή διακανονισμών, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση του φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιριών, και (ιγ) παραβιάσεων περιοριστικών μέτρων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως θεσπίζονται βάσει του άρθρου 29 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση ή του άρθρου 215 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.  

3.2. Υποκειμενικό πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται σε: (α) εργαζόμενους/ες με σύμβαση εξαρτημένης εργασίας, αορίστου ή ορισμένου χρόνου, πλήρους ή μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης, (β) μη μισθωτούς απασχολούμενους/ες και παρέχοντες υπηρεσίες, ανεξάρτητα από το αν η απασχόληση είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, (γ) αποσπασμένους/ες από άλλον φορέα, (δ) δανειζόμενο προσωπικό, (ε) απασχολούμενους/ες με έμμισθη εντολή, (στ) μαθητευόμενους/ες και αμειβόμενους/ες ή μη αμειβόμενους/ες ασκούμενους/ες και εθελοντές, (ζ) μετόχους, (η) πρόσωπα που μετέχουν στο διοικητικό συμβούλιο, (θ) πρόσωπα που εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών, (ι) πρόσωπα που αποκαλύπτουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου και έχουν αποκτήσει τις σχετικές πληροφορίες στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης που έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, ή πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση ή απασχόληση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περίπτωση που οι πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή κατά το στάδιο των διαπραγματεύσεων πριν από τη σύναψη της σύμβασης. 

Άρθρο 4: Προϋποθέσεις προστασίας Αναφερόντων/ουσών

4.1. Οι Αναφέροντες/ουσες τυγχάνουν της προστασίας που αναφέρεται στο άρθρο 11 της παρούσας Πολιτικής εφόσον, κατά τον χρόνο υποβολής της Αναφοράς, είτε Εσωτερικής είτε Εξωτερικής, ή κατά τον χρόνο που προβαίνουν σε Δημόσια Αποκάλυψη, είχαν βάσιμους λόγους να θεωρούν ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις αναφερόμενες παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία ήταν αληθείς, κατά την έννοια του άρ. 2.9.  της παρούσας.

4.2. Την ίδια προστασία και υπό τους ίδιους όρους τυγχάνουν και οι Αναφέροντες/ουσες που αρχικά υπέβαλαν Αναφορά, είτε Εσωτερική είτε Εξωτερική, ή προέβησαν σε Δημόσια Αποκάλυψη ανωνύμως και στη συνέχεια ταυτοποιήθηκαν.

Κεφάλαιο Β΄: Γενικές Υποχρεώσεις της Εταιρίας για πρόληψη και αντιμετώπιση περιστατικών παραβίασης του Ενωσιακού δικαίου

Άρθρο 5 -  Ενέργειες της Εταιρίας για την ενημέρωση και ευαισθητοποίηση του προσωπικού απέναντι σε παραβιάσεις του Ενωσιακού δικαίου

Η Εταιρία διακηρύττει με την παρούσα Πολιτική τη μηδενική ανοχή της απέναντι σε παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου προσδιορίζοντας συγκεκριμένες κατηγορίες ενεργειών για την ενημέρωση και ευαισθητοποίηση του προσωπικού της. Ειδικότερα:

η Εταιρία αναρτά στον χώρο εργασίας και καθιστά προσβάσιμη μέσω του δικτύου της ενημέρωση: (α) σχετικά με το τι συνιστά παραβίαση του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία, (β) σχετικά με το δικαίωμα και την υποχρέωση των προσώπων του άρθρου 3.2. της παρούσας να προβαίνουν σε υποβολή αναφοράς περιστατικού παραβίασης του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία που έχει υποπέσει στην αντίληψή τους, (γ) σχετικά με τη διαδικασία υποβολής Εσωτερικής Αναφοράς εντός της Εταιρίας για παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου, (δ) σχετικά με τα στοιχεία επικοινωνίας των αρμόδιων οργάνων εντός της Εταιρίας που είναι επιφορτισμένα με την παραλαβή και παρακολούθηση Εσωτερικών αναφορών, (ε) σχετικά με τις αρμόδιες, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις, διοικητικές και δικαστικές αρχές για την υποβολή και εξέταση Εξωτερικών αναφορών, (στ) σχετικά με τα μέτρα προστασίας των προσώπων του άρθρου 3.2. από αντίποινα λόγω αναφοράς περιστατικού παραβίασης του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία.

Η Εταιρία προσφέρει σε όλους/όλες τους εργαζόμενους/ες και απασχολούμενους/ες της, ανεξάρτητα από το συμβατικό τους καθεστώς, συμπεριλαμβανομένων των απασχολούμενων με σύμβαση έργου, ανεξαρτήτων υπηρεσιών, έμμισθης εντολής, των απασχολούμενων μέσω τρίτων παρόχων υπηρεσιών, καθώς και σε άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων των ασκούμενων και των μαθητευόμενων και εθελοντών, κατά την πρόσληψη ή/και κατά τη διάρκεια της απασχόλησής τους στην Εταιρία, υποχρεωτική ειδική εκπαίδευση με στόχο, ιδίως, την εμφύσηση στα πρόσωπα αυτά των αρχών της Εταιρίας, την εκπαίδευση των προσώπων αυτών στον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αντιδρούν σε περίπτωση που διαπιστώνουν περιστατικό παραβίασης του ενωσιακού Δικαίου εντός της Εταιρίας, δηλαδή πώς να διαχειρίζονται τέτοια περιστατικά και σε ποιο όργανο της Εταιρίας να απευθύνονται.

Η Εταιρία  ενθαρρύνει όλα τα πρόσωπα του άρθρου 3.2. της παρούσας να αναφέρουν περιστατικά παραβίασης του ενωσιακού δικαίου που έχουν υποπέσει στην αντίληψή τους, ακολουθώντας τους διαύλους επικοινωνίας που προβλέπονται στην παρούσα Πολιτική, ή να προβαίνουν σε Εξωτερική αναφορά, η δε Εταιρία δεν παρεμποδίζει την υποβολή και παραλαβή Εσωτερικών ή Εξωτερικών Αναφορών ούτε παρεμβαίνει στη διερεύνηση και διαχείρισή τους από τα αρμόδια όργανα.

Η Εταιρία διαφυλάττει την προστασία του/της Αναφέροντος/ουσας από αντίποινα λόγω νόμιμης άσκησης του δικαιώματός του/της να προβεί σε αναφορά παραβιάσεων του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία.

Η Εταιρία έχει ήδη υιοθετήσει, παράλληλα προς την παρούσα Πολιτική, Πολιτικές για την πρόληψη και αντιμετώπιση αντιποίνων στο χώρο εργασίας κατά τα διεθνή πρότυπα της Εταιρίας και τις επιταγές του νόμου, οι οποίες εξακολουθούν να ισχύουν παράλληλα προς την παρούσα Πολιτική.

Η Εταιρία έχει θεσπίσει επίσημες διαδικασίες και έχει ορίσει συγκεκριμένα πρόσωπα υπεύθυνα για την καθοδήγηση και ενημέρωση των προσώπων του άρθρου 3.2.  της παρούσας σχετικά με την Εσωτερική Αναφορά περιστατικών παραβίασης του ενωσιακού Δικαίου στην Εταιρία, την παραλαβή και παρακολούθηση Εσωτερικών Αναφορών και την παροχή ενημέρωσης στον/στην Αναφέροντα/ουσα για υποβληθείσα Εσωτερική Αναφορά.

Η Εταιρία παρέχει συνδρομή και πρόσβαση σε οποιαδήποτε δημόσια, διοικητική ή δικαστική αρχή κατά τη διερεύνηση περιστατικού παραβίασης του ενωσιακού δικαίου στο εσωτερικό της, εφόσον της ζητηθεί.

Η Εταιρία προβαίνει τακτικά σε ενέργειες ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης του προσωπικού της αναφορικά με το δικαίωμα και την υποχρέωσή του για υποβολή αναφοράς σε περίπτωση που έχει υποπέσει στην αντίληψή του περιστατικό παραβίασης του ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία.

Η Εταιρία αξιολογεί σε τακτική βάση την αποτελεσματικότητα των εφαρμοζόμενων προληπτικών μέτρων και των μέτρων αντιμετώπισης περιστατικών παραβίασης του ενωσιακού δικαίου, καθώς και μέτρων πρόληψης και αντιμετώπισης αντιποίνων σε βάρος των προσώπων του άρθρου  3.2. της παρούσας και αναλόγως αναθεωρεί/επικαιροποιεί τα ληφθέντα μέτρα ή/και υιοθετεί νέα.

Άρθρο 6: Ορισμός εσωτερικού διαύλου αναφοράς: Υπεύθυνος/η Παραλαβής και Παρακολούθησης Εσωτερικών Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)

6.1. Η Εταιρία έχει ορίσει ως εσωτερικό δίαυλο αναφοράς- Υπεύθυνο/η Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), σε συμμόρφωση και εκπλήρωση και της σχετικής υποχρέωσής της κατά το άρ. 9 ν. 4990/2022,  τον κ. Αλέξανδρο Δόσχορη (+30 213 088 1635, grkbvlwhistleblowing@deloitte.gr). Σε περίπτωση που η Aναφορά αφορά τoν Υ.Π.Π.Α., αυτή διαβιβάζεται στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας. 

6.2. Ο/Η Υ.Π.Π.Α είναι άτομο κατάλληλα εκπαιδευμένο στο οποίο όλα τα πρόσωπα του άρθρου 3.2 της παρούσας Πολιτικής μπορούν να υποβάλλουν Εσωτερική αναφορά για παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου κατά τις κατωτέρω αναφερόμενες διατάξεις. Ο/Η Υ.Π.Π.Α. ασκεί τα καθήκοντά του/της με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του/της, και απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων, ενώ αποτελεί υποχρέωσή του/της η προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΔΠΧ), τα οποία μπορεί να περιέλθουν σε γνώση του/της κατά την ενάσκηση του ρόλου και των αρμοδιοτήτων του/της.

6.3. Ο/Η Υ.Π.Π.Α. μπορεί να ασκεί τα καθήκοντά του/της είτε αποκλειστικά είτε παράλληλα με άλλα καθήκοντά του/της στην Εταιρία, πάντοτε κατά τρόπο αμερόληπτο και εφόσον δεν τίθεται ζήτημα σύγκρουσης συμφερόντων με τα λοιπά καθήκοντά του/της κατά τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 6.2 του παρόντος.

6.4. Ο/Η Υ.Π.Π.Α. έχει τις εξής αρμοδιότητες:

(α) παραλαμβάνει τις Eσωτερικές Aναφορές των προσώπων του άρθρου 3.2. της παρούσας σχετικά με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο άρθρο 3.1. της παρούσας,

(β) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διερεύνηση της βασιμότητας της Εσωτερικής Αναφοράς που υποβλήθηκε και περατώνει τη διαδικασία, κατά τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 8.1. της παρούσας, κοινοποιώντας τη σχετική απόφαση στον/ην Αναφέροντα/ουσα. Ο/Η τελευταίος/α, αν θεωρεί ότι η αναφορά του δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να υποβάλλει Εξωτερική Αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, κατά τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στον ν. 4990/2022 και στο άρ. 10 της παρούσας,

(γ) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του/της Αναφέροντος/ουσας και κάθε τρίτου/ης που κατονομάζεται στην Εσωτερική Αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,

(δ) παρακολουθεί τις Εσωτερικές Αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον/την Αναφέροντα/ουσα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν/ήν,

(ε) παρέχει ενημέρωση στον/ην Αναφέροντα/ουσα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα από την υποβολή της Εσωτερικής Αναφοράς, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της Εσωτερικής Αναφοράς, κι αν δεν έχει αποσταλεί τέτοια βεβαίωση, εντός τριών (3) μηνών από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της Εσωτερικής Αναφοράς στον/ην Υ.Π.Π.Α.,

(στ) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και

(η) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα και συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας εντός της Εταιρίας.

Γ΄ Μέρος

Διαδικασία υποβολής και εξέτασης Εσωτερικών Αναφορών

Άρθρο 7 – Υποβολή και παραλαβή Εσωτερικής Αναφοράς

7.1. Η Εσωτερική Αναφορά μπορεί να υποβάλλεται επώνυμα ή ανώνυμα.

7.2. Η Εσωτερική Αναφορά υποβάλλεται στον/στην Υ.Π.Π.Α. προφορικώς ή γραπτώς, στα τηλέφωνα και στις  ηλεκτρονικές διευθύνσεις που αναφέρονται στο άρ. 6.1. της παρούσας ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας.  Ειδικότερα:

7.2.1. Η έγγραφη Εσωτερική Αναφορά υποβάλλεται αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά στην έδρα της Εταιρίας σε φάκελο που φέρει την ένδειξη «Υπόψη Υ.Π.Π.Α.» ή «Αναφορά του ν. 4990/2022» ή άλλη ένδειξη που υποδηλώνει ότι η αναφορά εμπίπτει στις διατάξεις του ν. 4990/2022. Η έγγραφη Εσωτερική Αναφορά υποβάλλεται και με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υ.Π.Π.Α. που ορίζεται στο άρ. 6.1 της παρούσας.

7.2.2. Η Εσωτερική Αναφορά μπορεί να υποβάλλεται προφορικά μέσω προσωπικής συνάντησης του/της Αναφέροντος/ουσας με τον/την Υ.Π.Π.Α., η οποία πραγματοποιείται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την υποβολή σχετικής αίτησης του/της Αναφέροντος/ουσας προς τον/την Υ.Π.Π.Α., η οποία μπορεί να υποβάλλεται γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον/στην Υ.Π.Π.Α. Σε περίπτωση προφορικής υποβολής, ο/η Υ.Π.Π.Α. τηρεί πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο/η Αναφέρων/ουσα έχει νομίμως συγκατατεθεί, είτε εγγράφως, τα οποία ο/η Αναφέρων/ουσα δύναται να τα επαληθεύσει, να τα διορθώσει και να συμφωνήσει με αυτά υπογράφοντάς τα.

Εναλλακτικά, η Εσωτερική Αναφορά δύναται να υποβάλλεται προφορικά  μέσω τηλεφωνικής γραμμής,, οπότε επιτρέπεται η καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο/η Αναφέρων/ουσα έχει νομίμως συγκατατεθεί. Η προφορική υποβολή αναφοράς στην περίπτωση αυτή τεκμηριώνεται είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας σε πρακτικό το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον/στην Αναφέροντα/ουσα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τη μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντάς το.

7.2.3. Η Εσωτερική Αναφορά μπορεί να υποβάλλεται και μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας

Talk2Deloitte, στην οποία περιέχονται πλήρεις και σαφείς οδηγίες για την υποβολή των Εσωτερικών Αναφορών. Η πλατφόρμα βρίσκεται σε εμφανές σημείο στην ηλεκτρονική ιστοσελίδα της Εταιρίας, και είναι διαθέσιμη στην ελληνική και στην αγγλική γλώσσα.

7.3. Για την υποβολή της Εσωτερικής Αναφοράς δεν απαιτείται η τήρηση ορισμένης αυστηρής μορφής ή περιεχομένου, αλλά αρκεί η σαφής, ειλικρινής και η σύμφωνα με την καλή πίστη σύνταξή της. Σε κάθε περίπτωση στην Εσωτερική Αναφορά πρέπει να περιέχονται όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το αναφερόμενο περιστατικό παραβίασης ενωσιακού δικαίου, όπως ιδίως, (α) αναλυτική περιγραφή του συμβάντος, (β) ονόματα των εμπλεκομένων, (γ) ημερομηνία και ώρα του συμβάντος, (δ) τόπος του συμβάντος, (ε) ονόματα μαρτύρων, εάν υπάρχουν, και (στ) δικαιολογητικά, εάν υπάρχουν. Σε περίπτωση ελλιπών αναφορών, ενδέχεται ο/η Υ.Π.Π.Α. να ζητήσει από τον/την Αναφέροντα/ουσα την παροχή συμπληρωματικών στοιχείων.

7.4. Η υποβολή της Εσωτερικής Αναφοράς, με οποιονδήποτε τρόπο και αν λαμβάνει χώρα, πιστοποιείται από τον/την Υ.Π.Π.Α. με την έκδοση σχετικής βεβαίωσης παραλαβής εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία υποβολής της. Η ενημέρωση του/της Αναφέροντος/ουσας για την παραλαβή της Εσωτερικής Αναφοράς μπορεί να γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο, αρκεί αυτή να αποδεικνύεται, τηρουμένων πάντοτε των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας και προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Ο/Η Υ.Π.Π.Α. δεν  υποχρεούται στην ενημέρωση παραλαβής Εσωτερικής Αναφοράς στις περιπτώσεις που ελλείψει απαραίτητων στοιχείων επικοινωνίας η ενημέρωση καθίσταται αδύνατη.

7.5. Σε περίπτωση που η Εσωτερική Αναφορά υποβάλλεται προφορικώς, σύμφωνα με το άρ. 7.2.2 της παρούσας, η υπογραφή από τον/την Αναφέροντα/ουσα του πρακτικού που συντάσσεται από τον/την Υ.Π.Π.Α. επέχει θέση ενημέρωσης παραλαβής της Εσωτερικής Αναφοράς. Σε περίπτωση άρνησης του/της Αναφέροντος/ουσας να υπογράψει το πρακτικό γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του.

7.6. Η Εσωτερική Αναφορά, ανεξαρτήτως του τρόπου που υποβάλλεται, καταχωρίζεται στο ξεχωριστό αρχείο που τηρεί ο/η Υ.Π.Π.Α. σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή, σύμφωνα με το άρ. 9.9 της παρούσας.

7.7. Σε περίπτωση που η παραλαβή της Εσωτερικής Αναφοράς γίνει από αναρμόδιο πρόσωπο, αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον/στην Υ.Π.Π.Α., χωρίς καμία τροποποίηση του περιεχομένου της ή αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να οδηγήσουν στην ταυτοποίηση του/της Αναφέροντος/ουσας ή/και τρίτων προσώπων που κατονομάζονται στην Εσωτερική Αναφορά.

Άρθρο 8 – Διαχείριση & Παρακολούθηση Εσωτερικής Αναφοράς

8.1. Με τη παραλαβή της Εσωτερικής Αναφοράς, ο/η Υ.Π.Π.Α. έχει μία από τις κάτωθι δυνατότητες:

(α) Είτε διαβιβάζει την Εσωτερική Αναφορά ψευδωνυμοποιημένη προς διερεύνηση στα αρμόδια εσωτερικά όργανα της Εταιρίας ή/και τους αρμόδιους κατά περίπτωση δημόσιους φορείς ενημερώνοντας σε κάθε περίπτωση σχετικά το ειδικό αρχείο που τηρεί. Ο Υ.Π.Π.Α. παρακολουθεί την Αναφορά επικοινωνώντας με το αρμόδιο όργανο του φορέα το οποίο έχει επιληφθεί της Αναφοράς ή με τους αρμόδιους κατά περίπτωση δημόσιους φορείς προς τους οποίους έχει διαβιβαστεί η αναφορά. 

Η εξέταση της Εσωτερικής Αναφοράς λαμβάνει χώρα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, που δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από την υποβολή της, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 6.4. στοιχ. ε)  της παρούσας.

(β) Είτε αρχειοθετεί την Εσωτερική Αναφορά, με απόφαση που κοινοποιείται στον/στην Αναφέροντα/ουσα, εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν:

(βα) η Εσωτερική Αναφορά είναι εμφανώς παράλογη, αόριστη, ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως, ιδίως, σε περίπτωση επανυποβολής Εσωτερικής αναφοράς του ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων ή είναι ασαφής, παρά την παροχή τυχόν πρόσθετων πληροφοριών από τον/την Αναφέροντα/ουσα,

(ββ) η Εσωτερική Αναφορά αφορά παραβίαση ενωσιακού δικαίου σε τομέα που δεν εντάσσεται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής κατά το άρθρο 3.1 της παρούσας. Στην περίπτωση αυτή, εάν η Εσωτερική Αναφορά περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικές με παραβιάσεις για τις οποίες έχει αρμοδιότητα άλλο όργανο της Εταιρίας, ο/η Υ.Π.Π.Α. την παραπέμπει προς διερεύνηση στο αρμόδιο όργανο και δεν υφίσταται για αυτήν υποχρέωση παρακολούθησης, 

(βγ) δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής κατά το άρθρο 3.1. της παρούσας.

Σε περίπτωση προσκόμισης νέων στοιχείων για Εσωτερική Αναφορά που έχει ήδη αρχειοθετηθεί ο/η Υ.Π.Π.Α. ανασύρει την αρχειοθετηθείσα Εσωτερική Αναφορά και προβαίνει στις ενέργειες κατά το παρόν άρθρο.

8.2. Σε περίπτωση που από τα προσκομιζόμενα στοιχεία ο/η Υ.Π.Π.Α. διαπιστώσει ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, οφείλει να διαβιβάσει αμελλητί αντίγραφο της Εσωτερικής Αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα ενημερώνοντας τον/την Αναφέροντα/ουσα. Εφόσον η παραβίαση εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής κατά το άρθρο 3.1. της παρούσας, η διαβίβαση γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ` του ν. 4990/2022 σχετικά με την εμπιστευτικότητα και την προστασία των προσωπικών δεδομένων και παράλληλα υφίσταται η υποχρέωση παρακολούθησης της Αναφοράς. Εφόσον η παραβίαση δεν εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας πολιτικής, αντίγραφο της αναφοράς διαβιβάζεται χωρίς να υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης.

8.3. Στην περίπτωση που ο/η Υ.Π.Π.Α. παραλάβει Εσωτερική Αναφορά, στην οποία διατυπώνονται αιτιάσεις κατά του ίδιου/της ίδιας ή κατά οργάνου που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση αναφορών εντός του φορέα, τότε  περιορίζεται στην καταχώρισή της στο σχετικό αρχείο που τηρεί και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώνοντας σχετικά τον/την Αναφέροντα/ουσα.

8.4. Ο/Η Υ.Π.Π.Α. δύναται να ζητά για την εξέταση Εσωτερικών Αναφορών, και ιδίως για το εάν συντρέχει η περίπτωση του άρ. 8.2 του παρόντος, την παροχή βοήθειας και συμβουλών από γνωμοδοτικά όργανα, δηλαδή από εσωτερικούς ή/και εξωτερικούς (νομικούς) συμβούλους της Εταιρίας, ανάλογα με την αναφερόμενη παράβαση του ενωσιακού δικαίου, τηρώντας σε κάθε περίπτωση τις αρχές του άρθρου 9 της παρούσας. Κατά την εξέταση της Εσωτερικής Αναφοράς ενδέχεται να ζητηθεί η παροχή πρόσθετων πληροφοριών από τον/την Αναφέροντα/ουσα.

8.5. Αν ο/η Αναφέρων/ουσα θεωρεί ότι η Εσωτερική Αναφορά του/της δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να απευθυνθεί ενώπιον παντός αρμόδιου οργάνου και πάσης αρμόδιας αρχής και, ιδίως, να υποβάλλει Εξωτερική αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, κατά τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 10 της παρούσας και στα άρθρα 11 επ. του ν. 4990/2022.

Άρθρο 9 – Αρχές κατά την εξέταση Εσωτερικών Αναφορών, εμπιστευτικότητα πληροφοριών, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων και τήρηση ειδικού αρχείου

9.1. Η Εταιρία και ο/η Υ.Π.Π.Α. δεσμεύονται να παραλαμβάνουν και να μην εμποδίζουν την παραλαβή Εσωτερικών Αναφορών και να διερευνούν και να διαχειρίζονται άμεσα τις Εσωτερικές Αναφορές που υποβάλλονται κατά το άρθρο 7 της  παρούσας (αρχή της αμεσότητας). 

9.2. Η Εταιρία και ο/η Υ.Π.Π.Α. δεσμεύονται να ερευνούν τις Εσωτερικές ΄Αναφορές με αμεροληψία και σεβασμό στην ανθρώπινη αξιοπρέπεια (αρχή της αμεροληψίας).

9.3. Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής, πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (εφεξής ο «Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα») και τον ν. 4624/2019. Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που πραγματοποιείται στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής  και για τη συμμόρφωση με τις επιταγές του ν. 4990/2022, διενεργείται για την εκπλήρωση της υποχρέωσης διαύλων Εσωτερικών αναφορών και της λήψης των αναγκαίων μέτρων για την παρακολούθησή τους, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στην παρούσα Πολιτική, περαιτέρω δε, κατ’ εφαρμογή των οικείων διατάξεων του ν. 4990/2022.

9.4. Στην έννοια της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της παρούσας, περαιτέρω δε κατ’ εφαρμογή των σχετικών διατάξεων του ν. 4990/2022, υπάγεται, ιδίως κάθε πληροφορία σχετική με παραβιάσεις στο πλαίσιο των Εσωτερικών Αναφορών, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασής τους. Η διαβίβαση προς τις αρμόδιες εποπτικές και ανακριτικές αρχές των πληροφοριών που διαλαμβάνονται στις Εσωτερικές Αναφορές και οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά μέσα σε διοικητικές, αστικές και ποινικές έρευνες και διαδικασίες, είναι επιτρεπτή.

9.5. Η Εταιρία  στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής και για την συμμόρφωσή της με τις επιταγές του ν. 4990/2022, ενεργούσα ως υπεύθυνη επεξεργασίας (εφεξής ο «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»), λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε, κατά την υποβολή και την παρακολούθηση Εσωτερικών Αναφορών, να συλλέγονται μόνο τα απαραιτήτως αναγκαία και πρόσφορα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία σχετίζονται αποκλειστικά με το χειρισμό των εν λόγω αναφορών. Ως εκ τούτου, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία προφανώς δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης Εσωτερικής Αναφοράς, ή είναι υπερβολικά, δεν συλλέγονται, ή αν έχουν συλλεγεί τυχαία διαγράφονται αμελλητί.

9.6. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του/της Αναφέροντος/ουσας, δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλον πέραν των εξουσιοδοτημένων προσώπων, τα οποία είναι αρμόδια για την παραλαβή ή την παρακολούθηση των Εσωτερικών Αναφορών, εκτός εάν ο Αναφέρων/ουσα, συγκατατεθεί σχετικώς στην περαιτέρω αποκάλυψη σε οποιοδήποτε άλλο μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Προς το σκοπό αυτό, η Εταιρία λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά την παρακολούθηση της Εσωτερικής Αναφοράς και την επικοινωνία με τα λοιπά όργανα της Εταιρίας ή με τις αρμόδιες αρχές (αρχή εμπιστευτικότητας)

Σε περίπτωση που ο/η Υ.Π.Π.Α., αιτηθεί, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του/της, την παροχή συμβουλών από γνωμοδοτικά όργανα, τους παρέχει μόνο όσες πληροφορίες είναι απαραίτητες για τη διαπίστωση της βασιμότητας της υποβληθείσας Εσωτερικής Αναφοράς. Στην περίπτωση αυτή, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του/της Αναφέροντος/ουσας δε δύνανται να αποκαλυφθούν από τον/την Υ.Π.Π.Α στα ως άνω γνωμοδοτικά όργανα.

9.7.  Κατ’ εξαίρεση, η ταυτότητα του/της Αναφέροντος/ουσας και κάθε άλλη εμπιστευτική πληροφορία σχετική με την Εσωτερική Αναφορά μπορεί να αποκαλύπτονται μόνο στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του/της Αναφερομένου/νης, αφού προηγηθεί ενημέρωση του/της Αναφέροντος/ουσας σχετικά με τους λόγους της αποκάλυψης της ταυτότητάς του/της και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων της Αναφοράς του/της, εκτός αν η παροχή της σχετικής ενημέρωσης υπονομεύει την έρευνα ή τις δικαστικές διαδικασίες. Μετά την ενημέρωση ο Αναφέρων/ουσα δικαιούται να υποβάλει έγγραφες παρατηρήσεις ενώπιον της αρχής, οι οποίες δεν γνωστοποιούνται σε κανέναν. Εξαιρετικά και μόνον εφόσον δεν κρίνονται επαρκείς οι προβαλλόμενοι από τον/την Αναφέροντα/ουσα λόγοι των παρατηρήσεών του/της δεν εμποδίζεται η αποκάλυψη της ταυτότητάς του/της και των λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων του/της.

9.8. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας, κατά παρέκκλιση του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων  (άρθρα  5,  παρ. 1. , περ. Α’ , 12, 13, 14 παρ. 1 έως 4 και 34 ), δεν παρέχει σχετική ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων :

α) στον/στην Αναφερόμενο/η και

β) σε κάθε τρίτο πρόσωπο (υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων) που κατονομάζεται στην Εσωτερική Αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα του προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης για όσο χρόνο απαιτείται και εφόσον κρίνεται αναγκαίο για σκοπούς πρόληψης και αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της διερεύνησης της Αναφοράς, παρακώλυσης ή ματαίωσης ή καθυστέρησης των μέτρων παρακολούθησης, ή προσπαθειών ταυτοποίησης του/της Αναφέροντος/ουσας και προστασίας του/της από αντίποινα.

Περαιτέρω, ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας δύναται να μην ικανοποιήσει τα δικαιώματα που παρέχονται από το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (άρθρα, 15,16,17,18,19,20,21 και 22), όταν τα δικαιώματα αυτά ασκούνται από τον Αναφερόμενο/η ή από τρίτα πρόσωπα που κατονομάζονται στην Αναφορά ή που προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης.

Σε περίπτωση που ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας αρνείται την ικανοποίηση των ως άνω δικαιωμάτων έναντι των ως άνω υποκειμένων των δεδομένων, χωρίς να τα ενημερώσει σχετικά με το λόγο περιορισμού, τα εν λόγω υποκείμενα, διατηρούν το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας ενώπιον της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Α.Π.Δ.Π.Χ.), προκειμένου η τελευταία να ερευνήσει τη συνδρομή των προϋποθέσεων του περιορισμού των δικαιωμάτων και να τα ενημερώσει σχετικά, εφόσον η ενημέρωση αυτή δεν καθίσταται επιζήμια για την εκπλήρωση των ως άνω περιγραφόμενων σκοπών.

Αντίστοιχα, ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας, σε περίπτωση παραβίασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δεν προβαίνει σε ανακοίνωση προς το υποκείμενο των δεδομένων κατά την έννοια του άρ. 34 αρ. 1 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, εφόσον η ανακοίνωση αυτή μπορεί να αποβεί επιζήμια για τη διερεύνηση της Αναφοράς, εκτός αν η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, την οποία οφείλει να ενημερώσει ο  Υπεύθυνος Επεξεργασίας, κρίνει ότι δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την παράλειψη της ανακοίνωσης προς τα ως άνω υποκείμενα των δεδομένων.

9.9. Οι Εσωτερικές Αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, σε ειδικό αρχείο της Εταιρίας που τηρείται αποκλειστικά από τον/την Υ.Π.Π.Α., προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της Αναφοράς σε βάρος του/της Αναφερομένου/νης, του/της Αναφέροντος/ουσας ή τρίτων προσώπων.

Άρθρο 10 – Δίαυλοι αναφοράς εξωτερικών αναφορών

Κάθε πρόσωπο του άρθρου 3.2. της παρούσας διατηρεί το δικαίωμα να υποβάλλει (και) εξωτερική αναφορά/καταγγελία για κάθε παραβίαση ενωσιακού δικαίου που εμπίπτει στο άρ. 3.1. της παρούσας ενώπιον των αρμόδιων διοικητικών ή δικαστικών αρχών, και ιδίως ενώπιον της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας σύμφωνα με τα άρ. 11 και 12 ν. 4990/2022, ανεξαρτήτως αν προηγήθηκε η υποβολή Εσωτερικής Αναφοράς, κατά τα άρθρα 7 επ.  της παρούσας.

Άρθρο 11- Απαγόρευση αντιποίνων

11.1. Η Εταιρία δεσμεύεται και διασφαλίζει την απαγόρευση λήψης αντιποίνων ή αντίμετρων σε βάρος προσώπου του άρ. 3.2. του παρόντος που προβαίνει στην υποβολή Αναφοράς, Εσωτερικής ή Εξωτερικής, ή σε Δημόσια αποκάλυψη, κατά την έννοια των άρθρων 14 ν. 3896/2010, 13 ν. 4808/2021 και 17 ν. 4990/2022, καθώς και κατά τις εσωτερικές Πολιτικές που έχει υιοθετήσει η Εταιρία για την πρόληψη και αντιμετώπιση αντιποίνων.

11.2. Τα δικαιώματα, οι υποχρεώσεις και η διαδικασία που καταγράφεται στην εσωτερική Πολιτική της Εταιρίας για την πρόληψη και αντιμετώπιση φαινομένων βίας και παρενόχλησης, διακρίσεων και αντιποίνων σε συμμόρφωση προς τον ν. 4808/2021 (ΦΕΚ Α΄ 101) και συμπληρωματικά προς τους ν. 3896/2010 (ΦΕΚ Α΄ 207) και 4443/2016 (ΦΕΚ Α΄ 232) εξακολουθούν να ισχύουν, παράλληλα με την παρούσα Πολιτική. Πρόσωπα που θεωρούν ότι υφίστανται αντίποινα εξαιτίας υποβολής Αναφοράς, Εσωτερικής ή Εξωτερικής, ή Δημόσιας αποκάλυψης περιστατικών παραβίασης ενωσιακού δικαίου στην Εταιρία, διατηρούν στο ακέραιο τα δικαιώματα που τους παρέχει η εργατική νομοθεσία και η ανωτέρω Πολιτική της Εταιρίας για την αντιμετώπιση φαινομένων βίας και παρενόχλησης, διακρίσεων και αντιποίνων.

11.3. Η επιβολή οποιουδήποτε αντιποίνου κατά παράβαση της παρούσας επισύρει τις κυρώσεις της εργατικής νομοθεσίας, κατά τα ειδικότερα προβλεπόμενα και στο άρ. 20 ν. 4990/2022, ή και την υποβολή πειθαρχικών κυρώσεων από το αρμόδιο όργανο της Εταιρίας.

Άρθρο 12 -  Συνεργασία και παροχή κάθε σχετικής πληροφορίας στις αρμόδιες αρχές

12.1. Η Εταιρία και ο/η Υ.Π.Π.Α. υποχρεούνται να συνεργάζονται με κάθε αρμόδια δημόσια, διοικητική ή δικαστική αρχή, η οποία είτε οίκοθεν είτε κατόπιν αιτήματος ζητά την παροχή δεδομένων ή πληροφοριών, και αναλαμβάνουν να παρέχουν συνδρομή και πρόσβαση στα δεδομένα, σύμφωνα με τα ειδικότερα διαλαμβανόμενα στα άρθρα 14 και 15 ν. 4990/2022.

12.2. Για το σκοπό αυτό, τα δεδομένα που συλλέγει η Εταιρία, σε οποιαδήποτε μορφή, τηρούνται σε σχετικό ειδικό αρχείο σύμφωνα με τις οικείες διατάξεις του ν. 4990/2022, τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και τον ν. 4624/2019, όπως ισχύει. Ιδίως Αναφορές, πρακτικά και πρακτικά μεταγραφής προφορικής αναφοράς αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμα και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον ν. 4990/2022, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της Αναφοράς.

Άρθρο 13 - Τελική διάταξη

13.1. Η παρούσα Πολιτική συμπληρώνει και δεν καταργεί τυχόν άλλες πολιτικές της Εταιρίας επί αντίστοιχων θεμάτων, όπως ενδεικτικά και όχι περιοριστικά (α) την Πολιτική της Εταιρίας κατά της διαφθοράς, (β) την Πολιτική της Εταιρίας για την αντιμετώπιση της βίας και παρενόχλησης, διακρίσεων και αντιποίνων, που εξακολουθούν να ισχύουν. Σε περίπτωση σύγκρουσης της παρούσας πολιτικής με άλλες πολιτικές της εταιρίας, υπερισχύει η ειδικότερη.

13.2. Η παρούσα Πολιτική αξιολογείται ανά τακτικά χρονικά διαστήματα και συμπληρώνεται/αντικαθίσταται αναλόγως.

Μαρούσι, 10.4.2024